1.目的

为了规范公司的物资采购行为，降低物资采购成本，确保公司各项物资及时供应，加强企业物资采购的监督管理，特制定本规定。

2.范围

本制度适用于**有限公司的设计类、工程类、营销类、行政类、综合服务类等采购业务。

3.权责

3.1采购部成立采购工作组，由招标采购部经理担任。

3.2各需求部门负责人、招标采购部、成本部、审计监察部及相关副总为招标组工作成员，各需求部门负责人参与招标考察工作。

3.3招标采购领导小组各成员职责

3.3.1采购部负责按照招标程序负责招标文件的拟订、招标合同的拟订、合格供应商的选择、市场信息的收集、标底的编制、评标办法的制订、招标过程资料的记录等；

3.3.2在招标范围内的招标采购部负责商务标拟定，成本部协助进行招标文件拟订、合同条款的制作等；

3.3.3财务部负责付款程序的制订，确定资金支付比例及时间，协助进行招标文件拟订、合同条款中财务的有关规定；

3.3.4各需求部门负责验收标准的审核，确定物资进场时间、完成时间、技术参数、质量标准等相关要求，协助进行招标文件拟订、合同条款的谈判等；

3.3.5合同条款法律风险、合同条款的谈判等由公司法律顾问审核；

3.3.6各部门负责人参与招标全过程活动，有对招标结果负责的义务，有权对招标结果和过程提出否决意见（必须提出改进意见），协助进行供应商选择、市场价格调研、招标文件拟订、合同条款的谈判等；

3.3.7各成员对本部门控制的条款负责，并在合同履行中监督实施。

4、定义：

4.1物资采购供应制度：

是指对所采购物资的购销、储运、使用进行有计划、组织和控制的工作行为。

4.2物资招标管理制度：

是指对工程、材料、服务类标的物事先下发招标文件，吸引多个投标人提交招标文件参与竞争，并按照招标文件要求选定对象的工作行为。

4.3物料供货周期管理规定：

是指对所采购的物资生产、运输、到场时间进行控制，及时到位，满足需求。

4.4供应商管理制度：

是指对参与标的物项目的供应商产品质量、信誉，服务等综合考评的工作行为。

5、内容及要求

5.1物资采购供应制度

5.1.1采购程序

5.1.1.1项目年度总开发计划发布后，招标采购部组织工程部、设计部、营销部、行政部门等共同编制完成《项目年度招标采购规划》，按权责审批通过后，相关部门严格按计划实施。编制《项目年度招标采购计划》，须明确各环节完成的时间，以项目年度总开发计划的实现；

5.1.1.2相关部门应对《项目年度招标采购计划》进行充分论证，保证计划切实可行。制订采购合约计划，应充分考虑新供方考察、清单编制、制定技术标准、交叉作业、现场条件、招标条件、甲乙方内部合同审批等时间，对于供货类采购还应考虑生产及运输周期，施工类采购应考虑施工准备时间；

5.1.1.3对于未列入《项目年度招标采购计划》的物资采购，由公司需求部门提出申请，按权责立项审批，采购人员依据审批后申请单进行物资采购，对于采购过程较长的项目，应提前通知相关部门，确保留有必要的采购时间；

5.1.1.4各部门每月月底提报下月采购计划、招标计划由采购部汇总、上报审批。

5.2.物资采购管理控制措施：

5.2.1成本控制：

5.2.1.1为节约采购成本，各部门编制采购计划时，要从实际工作出发，避免盲目提报物资采购计划。材料需用计划由各部门根据项目年度开发计划进行编制，各部门负责人签字，采购部汇总审核后，统一上报分派给采购人员实施采购。

5.2.1.2对于园林苗木在信息造价网上公示中没有的新物资，由采购部进行严格的审核和供应商审核，进行全面的性价比较。

5.2.1.3.物资保管员需要每月盘一次库存，将盘点信息上报采购部，并将信息下发给各部门；以便在各部门提报物资采购计划时知晓现有库存物资，防止物料的生成或积压，造成公司资金负担。

5.2.2周期控制：

5.2.2.1.对于批量采购的物资，要严格按照生产进度的需要，不得耽搁生产以致影响销售发货，或无形增加生产加班成本；

5.2.2.2.对于随机采购的物资，在每旬中各部门提前提出申请；若特殊情况，经总经理或董事长批准后可加急处理；

5.2.2.3.由于特殊情况，未能在要求期限内完成的采购，采购人员需提前通知物资使用者和物资负责人并说明异常原因，以便提前采取其他补救措施。对于重大事项，总经理及董事长审批后，如未在规定期限内完成采购，必须及时反馈说明异常的原因。

5.2.3.质量控制：

5.2.3.1.供应商的整体实力和信誉是影响物资质量的一个重要因素，在订货前需要由采购部会对供应商的规模、管理水平、以及样品进行审核，并建立供应商档案信息。

5.2.3.2.批量前试样：对于无实物物料，采购前需提前进行样品封存制度，样品先行制度，待样品的质量达到该部门所需要求后，方可批量生产、供应；

5.2.3.3.在未经同意或采购部经理审批的情况下，采购人员不得随意购买替代物资或更换供应商；

5.2.3.4.对于供应商频繁出现供货不及时或供货质量有问题时，在征得总经理同意后，由公司采购部寻找新的供货渠道。

5.2.4采购过程控制

5.2.4.1询价

5.2.4.1.1.对于同规格同类别的产品采购，要做到货比三家，选择质优价廉；

5.2.4.1.2.询价前应充分了解所购物资的品名、规格、质量要求及其他特别要求；

5.2.4.1.3.小批量的由采购部采取询价、比质、比价采购；大批量或固定资产采购执行物资集中招标采购制度。

5.2.5洽谈

5.2.5.1.接待供应商时，需相关部门（业务部门、成本部、采购部）相关人员一起接待；

5.2.5.2.与供应商沟通，需落实以下信息：品名、规格、质量要求、数量、交货期、交货地点、付款方式、税金。

5.2.6.采购方式

5.2.6.1合同订购：

5.2.6.1.1需预付定金、分期付款的物资，采购金额元以上或有附带条件的采购活动应签订购销合同；采购金额在元以下涉及售后服务的物资需签订购销合同。

5.2.6.1.2签订物资采购合同时，要严格执行合同法和公司合同管理制度，合同中要明确数量、规格、型号、价格、质量标准、交货期、交货地点、结算方式、运杂费承担者、包装、运输、验收方式、经办人经济责任以及其它需要明确的事项，一般按照先验收后付款的原则进行，特殊情况先款后货的需经总经理或董事长批准；

5.2.6.1.3.公司采购部副总有对合同内容进行审核的责任，并在合同最后一页背面签字；

5.2.6.2.盖合同章需要董事长批准；

5.2.6.3.采购人员将生效的合同原件（一式六份），一份给财务作请款、结款依据用；一份给成本部审查；一份给业务部门、一份给采购部门、一份给合作单位、留一份归档备查。

5.2.7现金采购：

5.2.7.1.对于小额采购或临时采购采用现金采购方式，由采购员直接付款（开具相应的发票）。

5.2.7.2.采购人员应对供应商所提供商品物资进行规格型号和数量的详细验收，确认与采购计划单所列内容一致；

5.2.7.3.采购人员应向供应商索取必要的发票、商品合格证明、使用说明等资料，并将所有质量证明资料交各部门保管人员。

5.2.8到货验收

5.2.8.1采购员零星采购商品物资到达各部门后，采购人员应及时到物资保管员办理验收入库手续；

5.2.8.2对于集中采购分批送货的物资，由供货商指定专人与材料员、需求部门人员、采购人员一同办理验收交接手续，采购员协调、核对规格型号与数量及质量是否与采购合同相符，确认一致后由材料员填写验收单。发现所到物资质量不合格，不得签字入库。需及时通知采购部经理，由采购部经理审核并记录备案后，及时通知采购办理退货或换货工作具体验收严格执行采购部采购规定。

5.2.9结算

5.2.9.1审核物资进场验收合格后，供应商凭各部门开具的验收单到统计稽核员处划价、审核，统计稽核员按合同及其他依据划价报至招标采购部经理审核，招标采购部经理审核签字后报财务部，财务部核准后，招标采购部经理报主管领导审核，向供应商付款（或挂账）；

5.2.9.2以下几种情况不予挂账或付款：

5.2.9.2.1.无合法发票；

5.2.9.2.2.无合同的预付款；

5.2.9.2.3.无结算凭证的结算。

5.2.9.2物资结算及挂账付款时应注意：

5.2.9.2.1.发票名头、金额及其它内容是否与合同签订内容相符（需符合公司财务发票制度）；

5.2.9.2.2.有无预付款或暂付款；

5.2.9.3.是否需要扣款。

5.2.9.4所有的采购挂账或付款及采购员报销，招标采购部经理及分管领导必须审核签字，然后执行财务报销流程。

5.3.物资招标管理制度

5.3.1、目的：为了规范物资集中采购流程，提高物资采购的透明度，明确有关部门和人员的权利和义务，加大对物资采购的过程监督，降低采购成本，提高经济效益，保证工程质量，特制订本规定。

5.3.2、范围：本制度适用于***有限公司的设计类、工程类、营销类、行政类、综合服务类等采购业务。

5.3.3、采购方式根据目前企业的特点和全局的实际情况,为了明确物资的来源、保证物资的质量,要求各部门的物料采购招标采用尽可能邀请招标的方式。

5.3.4、招投标评标委员会：由各需求部门负责人、招标采购部、成本部、审计监察部及相关副总组成；各需求部门负责人参与招标考察工作。

5.3.5、

5.3.5.1、采购部负责按照招标程序负责招标文件的拟订、招标合同的拟订、合格供应商的选择、市场信息的收集、标底的编制、评标办法的制订、招标过程资料的记录等；

5.3.5.2、在招标范围内的成本部协助招标采购部负责招标文件拟订、合同条款的制作等；

5.3.5.3、财务部负责付款程序的制订，确定资金支付比例及时间，协助进行招标文件拟订、合同条款中财务的有关规定；

5.3.5.4、各需求部门负责验收标准的审核，确定物资进场时间、完成时间、技术参数、质量标准等相关要求，协助进行招标文件拟订、合同条款的谈判等；

5.3.5.5、合同条款法律风险、合同条款的谈判等由公司法律顾问审核；

5.3.5.6、各部门负责人参与招标全过程活动，有对招标结果负责的义务，有权对招标结果和过程提出否决意见（必须提出改进意见），协助进行供应商选择、市场价格调研、招标文件拟订、合同条款的谈判等；

5.3.5.7、各成员对本部门控制的条款负责，并在合同履行中监督实施。

5.3.6、招标采购计划采购计划由采购部经理拟定，采购部副总审核。项目在开工前应组织人员编制物资总体需用计划采购部根据进场时间及要求，编制招标采购计划，落实招标采购材料。

5.3.7、招标准备

5.3.7.1、会同相关部门商讨确定统一的方案后再进行招标工作

5.3.7.2、招标前必须根据要求建立合格供应商名册，针对供应商进行资质预审，并保证有合格供应商由３家以上供应商参与招标；

5.3.7.3、招标前必须拟订物资采购合同，并对采购物资名称、规格、数量、质量要求、付款条件、结算方式、计量方式等关键性条款进行约定；

5.3.7.4、招标前必须编制好招标文件，对标书的格式、资料、评标标准、密封标准等作出规定；

5.3.7.5、各部门对招标文件进行评审以后，向合格供应商发出招标邀请。

5.3.8、招标要求

5.3.8.1、在招标书定稿之前和没有最后确定投标单位之前，应就招标书的关键条款要求事先与有意向的准投标单位进行沟通。即对本次招标采购进行前期沟通与统一认识，对明显不接受本次招标采购、合作模式的准投标单位不得邀请入围参与本次投标；

5.3.8.2合格供方必须满足合格供应商管理规定。

5.3.9、投标单位的选择与邀请

5.3.9.1、邀请投标单位之前应对供方的供应能力进行考察与审查，确保被选择的投标单位均能胜任既定的供应工作；

5.3.9.2、邀请参与投标的分供方应为招标人的合格分供方名册中已建立档案的合格分供方，对新近联系的分供方，先进行资格预审，合格后，在经过招标人组织考察后，认定合格的可邀请参与投标；

5.3.9.3、从符合条件的分供方中选择3-6家确定为邀请投标的分供方，对其发出“投标邀请书”（在发出投标邀请书的同时发出“招标文件”）。招标文件的制作要求：

5.3.9.3.1招标书中应对招标标的物进行明确说明和描述，并保持与建筑设计图纸或业主变更要求一致。

5.3.9.3.2招标书中应预先设计好标的物投标报价计价单位和计量单位，计价和计量单位务必具体、明确、可实际操作，避免使用不规范、模糊及容易引起争议的计量、计价单位。

5.3.9.3.3招标书中应附带统一格式、形式的投标报价表格。

5.3.9.3.4招标书中应预先明确或提示投标书制作要求，并有评标规则，以便于审查投标书和评标。

5.3.9.3.5招标书中不得透露招标标的物的业主合同价或业主认价等相关信息，使其务必处于受控和保密状态。

5.3.9.3.6招标书中应包含并明确除单价或总价以外的其它合同关键性条款要求。如付款比率、支付方式、质量要求、计量方式、结算或验收方式与要求等要件，即使事后预计有调整变化的也必须在招标书中暂定一个明确的要求，以便评标有可比性。

5.3.9.4、对投标单位发出邀请应保持发出邀请信息的一致性，不得在邀请过程中提前透露招标书以外的相关事宜或信息；

5.3.9.5投标单位的确定应由招标评标小组集中商讨确定（金额超过20万元以上，报董事长审批）；

5.3.9.6、不得向投标单位透露其它拟邀请投标的单位名称、联系方式等基本情况与信息；

5.3.9.7、投标书中必备的内容

5.3.9.7.1公司营业执照副本（复印件、盖章）；

5.3.9.7.2法定代表人授权委托书（原件）；

5.3.9.7.3公司税务登记副本（复印件、盖章）；

5.3.9.7.4机构代码证（复印件、盖章）；

5.3.9.7.5生产许可证/专业资质证书（复印件、盖章）；

5.3.9.7.6质量、安全证明资料或资质资料（复印件、盖章）；

5.3.9.7.7近三年过往业绩与本次招标标的类似的业绩记录及证明资料。

5.3.10、招标采购方式的选择

5.3.10.1十万元（不含）以上的采购事项须采用邀请招标方式。但有下列情形之一的，可采用议标或直接委托方式：

垄断事项；

紧急事项，如开盘、入伙、抢险等；

技术复杂、市场因素、采用专利或者专有技术、有特殊要求或受自然环境限制等，使得投标人数量不满足招标要求，且无可替代的方案；

近期招过标，且市场价格变化不大，有相关成本数据可以参考；

除主体施工图以外的其它设计类采购；

行政及其它类因行业属性不适宜招标的。

5.3.10.2十万元（含）以内的采购事项可以采用议标或直接委托。

5.3.10.3现场采买仅适用于1万元（含）以内的商场比价后直接采购。金额大于1万元的，如采用现场采买，须经审批同意。

5.3.10.4营销类、园林类、软装类小金额采购，元以内，经招标副总审批同意可以参照现场采买方式自行采买，同时需办理出库、入库手续。

5.3.10.5以下采购事项由业务部门负责，可以不经采购线：

10.5.1商场现场采买、行政及其它类直接委托，采购金额≤1万元的；

10.5.2车辆相关费用；

10.5.3购物卡采购；

10.5.4校园招聘活动合作单位及猎头公司选择。

10.5.5特殊事宜一事一议。

5.3.10.6采用议标，按如下规定执行：

10.6.1参与议标的单位不少于3家；

10.6.2按责权上报《投标人资格审批》，审批时注明采用议标方式；

10.6.3须有开标记录及洽谈记录；

10.6.4按责权上报《定标审批表》。

营销类、园林类、软装类参照现场采买的，应由采购、成本、相关业务部门人员组成。

5.3.11、编制招标文件

5.3.11.1招标文件由采购部牵头组织编制。业务部门以邮件或书面形式提供需求计划并完成与技术标有关的技术标准、现场管理、工期要求等，设计部提供设计标准及材料样板及优化方案，成本部协同采购部拟订商务标，由采购部负责统一汇总，编制成正式的招标文件。对于复杂的采购事项，采购部可组织相关职能部门召开专题讨论会，共同制定技术标准和商务要求；

5.3.11.2招标文件一般由以下几个部分组成：招标内容、招标范围、项目简介、工期、质量要求、投标保证金/履约保证金、投标截止日期、开标时间和地点、相关规范、投标文件格式、技术标编制要求、商务标编制要求、投标承诺函、工程量清单报价表、甲控材料表（含甲供、三方供货、限价、甲定乙供材料）、图纸、拟签的合同文本；

5.3.11.3招标文件应对拟招标项目可能存在的难点、风险给予提示，对质量要求和技术标准与投标人进行充分沟通，使投标人在报价时合理和正确考虑相关费用，避免今后产生分歧或降低质量标准。对投标人可能忽视、忽略的重要或特殊要求，招标文件（包括清单）应采用红色字体等醒目提示，以确保投标人正确理解招标要求，保证报价准确；

5.3.11.4业务部门应将公司的相关管理措施、检查办法和操作规范等列入招标文件附件，以便投标人全面了解招标要求（特别是园林和装饰），且要求投标人给予回应，并于技术偏离表详细列明不响应的条款；

5.3.11.5招标文件（包括图纸）不得要求或者标明唯一特定的供应商以及含有倾向或者排斥潜在投标人或供应商的其它内容。招标文件指定品牌的，原则上不少于三家，并在技术、标准、档次上应基本相当；

5.3.11.6招标文件须提供详细的技术要求，如规格、型号、材质、厚度、密度、表面处理等；

5.3.11.7简单或常规工程可以不要求技术标评审。机电设备、智能化、泛光照明、幕墙、软装等技术复杂或涉及方案、效果的采购事项，应有技术标评审。但不建议采用综合评分法，宜根据技术标、商务标情况在定标时综合考虑；

5.3.11.8施工类招标，技术标应要求投标人提供拟派出的项目负责人与主要技术人员的简历、业绩及拟投入的机械设备等；

5.3.11.9采用模拟工程量清单的，模拟和被模拟项目应尽可能相似，并注意修正两者之间的差异。模拟工程量之间应逻辑合理，避免不平衡报价。对于被模拟项目没有的子目，模拟工程量应合理推断将来可能发生的实际数量，不得随意假定一个量；

5.3.11.10重要工程及大宗材料、设备采购应收取投标保证金及履约保证金。除垄断事项，大于万（含）的项目原则上应收取投标保证金及履约保证金；

5.3.11.11投标保证金：

5.3.11.11.1一般不超过项目估算金额的2%（大型工程一般不大于80万元，其它采购一般不大于10万元）；

5.3.11.11.2与我司正在合作的投标人可用在建项目进度款作为投标保证金，但投标人须以承诺函的形式给予明确；

5.3.11.11.3需要缴纳投标保证金的项目，招标文件须明确收款人及账号信息；

5.3.11.11.4投标保证金应以现金、银行转账或银行保函的方式交至财务部，并由财务部开具投标保证金收据（将来退还保证金的依据）；

5.3.11.11.5最迟在合同签订后，应尽快办理投标保证金的退还，以维护招标人良好的招标信誉；

5.3.11.11.6投标保证金或保函有效期应与投标有效期一致。

5.3.12、履约保证金：

5.3.12.1没有预付款的项目，一般不超过中标合同金额的10%；有预付款的项目，原则上中标人须提供履约保证金或银行保函，且金额不得少于预付款；

5.3.12.2项目复杂、中标价偏低或中标人违约风险较高，可适当提高履约保证金或银行保函金额；

5.3.12.3履约保证金、银行保函最迟应在合同签订后十个工作日提交，有效期至项目竣工验收合格。

5.3.12.4投标保证金/履约保证金只能退还给投标人/合同对方公司账户，不得采用现金方式退还或退还到私人账户。

5.3.12.5投标保证金（或银行投标保函）、履约保证金（或银行履约保函）由财务部门保管。

5.3.12.6招标文件应要求投标人将技术标、商务标分成两个密封袋分开装订，以方便开标、评标。投标文件套数应根据项目大小、拟参与的评标人数合理确定。

5.3.12.7以下内容装入技术标：法定代表人资格证明书、授权委托书、投标保证金缴纳证明、项目管理机构及施工组织方案、投标人提出的技术偏离表（如工期要求等）；

5.3.13投标人应当在招标文件要求提交投标文件的截止日期前将投标文件送达招标地点。招标人收到投标文件后，应当签收保存，不得开启。投标人数量应根据采购规模、时间、项目重要性等综合考虑。一般项目的邀请招标，中标率宜控制在10%-30%之间。小型招标，投标人数可考虑5-8家，大型招标可考虑6-12家。

5.3.14、邀请投标时，应对供方库中符合资质要求的供方逐一梳理，审查供方资质、类似业绩等是否满足招标要求，同时不得以不合理的条件、理由人为排除或限制任何潜在的投标人，保证招标的充分竞争性。当通过资格预审的投标人较多时，按以下顺序选择入围投标人：

5.3.14.1近期合作合格的供方无特殊原因必须邀请；

5.3.14.2优先邀请战略供方及长期合作的供方；

5.3.14.3邀请经常投低价的供方；

5.3.14.4业务量已饱和的供方，如投标人数量已满足，可不邀请；

5.3.14.5供方自身定位高于招标项目的，如投标人数量已满足，可不邀请；

5.3.14.6上次报价明显高于其它投标人的，如投标人数量已满足，可不邀请；

5.3.14.7一贯报高价的，如投标人数量已满足，可不邀请；

5.3.14.8最近投标，有弃标或反价行为的，如投标人数量已满足，可不邀请。

5.3.15、投标人资格审批时，注明各投标人已合作过的项目及合作情况或代表业绩（未合作过）；对于符合招标要求但未邀请投标的供方，须说明原因。

5.3.16、上报投标人资格前，采购经办人须与拟邀标单位充分沟通，确保拟邀标单位完全理解招标要求。

5.3.17、邀请招标，经审批通过的投标人数量应符合下列要求：

5.3.17.1采购金额M≥万元，入围投标人数N≥6家；

5.3.17.万元≤M＜万元，N≥5家；

5.3.17.万元≤M＜万元，N≥5家；

5.3.17.4M＜万元，N≥5家；

5.3.17.5多标段招标，每增加一个标段，投标人数在上述基础上增加两名。

5.3.18、议标，投标人数量应满足总体中标率≤50%。

5.3.19、负责人为同一人的关联公司，原则上只允许一家投标。控股、参股或同属一个母公司等多个关联公司参与投标的，应注意其投标竞争性。

5.3.20、参与招标的相关人员不得向他人透露已获得投标人资格审批的单位名称、数量以及可能影响公平竞争的有关招标投标的其它情况。

5.3.21、开标应当在招投标文件确定的提交投标文件截止时间后进行，由招标评审小组组长主持，内部开标。

5.3.22、开标时,由评标小组代表检查投标文件的密封情况,经确定无误后,由工作人员当众开封。

5.3.23、开标的过程

5.3.23.1、在开标过程中，各投标单位不得临时修改投标书内容，只允许就投标书内容进行解释和说明，包括最终报价等；

5.3.23.2、开标过程应当记录,并存档备案。详细记录投标人初次报价、最终报价等实质内容，如单价、付款方式等关键要求。

5.3.24、评标由招标人组建的物资采购招标评审小组根据评标标准负责进行。

5.3.25、评标记录存档并备案。评标标准

5.3.25.1、"企业手续，证件齐全,即营业执照、生产许可证或经营许可证、产品检测报告,施工项目所在地建筑主管部门要求有产品准用证的应有产品准用证；

5.3.25.2、所提供的产品样品经鉴定应符合要求；

5.3.25.3、产品应由正规的质量检测机关检测,由省级以上（含省级）质量检测机关定点检测的优先考虑；

5.3.25.4、产品报价为合理低价,价格最低者优先考虑；

5.3.25.5、有一定的资金实力,垫资能力者的优先考虑；

5.3.25.6、供货方式、质量保证措施切实可行,售后服务承诺合理；

5.3.25.7、为哪些有影响的工程供应过同类产品,近期给招标人有影响的工程供应过同类产品且信誉良好的优先考虑；

5.3.25.8、出现竞价价位相同时，优先考虑初次报价价格具有相对优势的单位进行合同洽谈。

5.3.26经过资格技术水平、安全资质、质量保证、资质能力审查等，且均符合分包、供应要求的情况下，低价中标应作为决定中标与否的关键要素，若让非低价投标单位中标，必须在评标记录中注明中标的原因。

5.3.27、评标结论中务必体现最终定价、质量要求、付款方式、执行与完成期限或工期、中标单位或推荐单位等内容。

5.3.28、出现竞价价位相同时，优先考虑初次报价价格具有相对优势的单位进行合同洽谈。

5.3.29、评审小组经过综合评审,确定中标人后,会签“招标评审会签表”,确认中标结果。中标人确定后,招标人应当向中标人发出“中标通知书”,同时将中标结果通知其他未中标的投标人。

5.3.30、采购部应将工程材料的采购价格(或中标价)与同期的市场信息价对比分析,并登记造册。

5.3.31、招标保密规定

5.3.31.1、在开标评标过程中，所有参加人员应对业主认价/定价或合同定价保密，不得向投标单位泄密；

5.3.31.2、采购部人员未通报中标单位之前，所有参加招标、评标的人员不得泄漏评标及与评标相关的各项信息和内容；

5.3.31.3、投标单位有商业保密要求时，所有参加人员应尊重投标单位的商业秘密，做到严格保密；

5.3.31.4、竞价过程中工作人员不得暗示引导投标单位报价，更不得向其暗示透漏其他投标单位的最终报价或招标单位的底价。

5.3.31、合同管理原则

5.3.31.1、合同作为明确合同双方权利和义务的依据，具有法律约束力。凡以公司名义与外界发生较大数额物资往来的，都应签订物资经济合同；

5.3.31.2、公司集中采购物资、设备租赁、周转料具租赁等重要金额较大事项或质量安全有较大规定均需要签订合同；

5.3.31.3、公司的物资采购、设备租赁无特殊情况必须采用公司推荐的合同示范文本。

5.3.32、合同起草

5.3.32.1、采购合同起草由公司采购部负责，以公司示范文本为依据，根据采购物资的具体特点对采购物资的质量、数量、供货时间、结算方式等进行约定；

5.3.32.2、非集中招标采购的物资可根据实际情况，简化合同内容，合同的内容应包括物资的种类、品种、规格、质量标准，交货的地点、方式，付款结算及解决纠纷等方面的内容。必须明确合同双方的权利义务，确保我方的利益不受损失；

5.3.32.3、物资合同必须遵守国家相关的法律法规，贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则。

5.3.33、合同评审

5.3.33.1采购合同评审由招标工作小组实施；

5.3.33.2合同评审小组的意见必须便于执行且符合实际情况；

5.3.33.3采购部根据评审小组意见修改合同草稿。

5.3.34、合同谈判

5.3.34.1采购部根据评审后的意见与供应商进行谈判，双方谈判的结果反馈合同评审小组；

5.3.34.2合同谈判过程中出现重大条款修改必须组织合同评审小组重新评审；

5.3.34.3集中招标采购的合同原则上合同条款不得违背招标评审原则。

5.3.35、合同批准与签订

5.3.35.1、采购合同一律根据招标类型，分别由审计监察部、法务部、评标小组成员签署，招标副总、总经理、董事长签字后生效；

5.3.35.2、合同的对方签署应当为法人或委托人，委托人签署必须得到法人书面委托；

5.3.35.3、采购合同签署后对各部门进行移交和交底。

5.3.36、合同变更解除

5.3.36.1合同在执行过程中需要变更，必须签订补充协议，按合同新签约流程办理手续；

5.3.3.6.2集中招标的合同供应数量发生较大的变更或供应单价调整，应重新开展招标流程，确定变更条款；

5.3.3.6.3执行浮动价格变动的合同，双方必须根据变动规则对调整价格进行书面确认，由原合同批准人签字认可；

5.3.3.6.4有关修改合同的文书、图表、传真件等均作为合同的附件部分。

5.3.3.6.5双方确认无法执行合同时，可以解除合同，变更或解除合同的通知或双方的协议应当采用书面形式，并按规定经审核后加盖公章或合同专用章。

5.3.3.6.6对外签订的物资经济合同，严禁在空白文本上盖章并且原则上先由对方签字盖章后我方才予以签字盖章；

5.3.3.6.7单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。

5.3.3.7合同履约

5.3.3.7.1、项目应建立合同履约台帐，严格按合同执行；

5.3.3.7.2、合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和公司内部明确职责的凭证，相关人员应保守合同秘密，并及时对合同按机密程度予以专门归档保管；

5.3.3.7.3合同正本原件应一式陆份，成本部、财务部、业务部门、采购剖、合作单位各持一份，另一份合同备案存档；

5.3.3.7.4各部门有关人员应妥善保管与合同有关的各种资料，包括有关的文书、图表、传真件以及合同评审表等。招标采购部和使用部门应当根据各自所立合同台帐定期汇总的工作范围内的合同订立或履行情况。

5.4.招标采购物料供货周期管理规定

5.4.1、目的：为规范公司材料计划管理，保证材料及时到位，满足生产需要，特制定本规定。

5.4.2、条适用范围：本制度适用于公司材料计划供应的管理。

5.4.3、材料需用计划分类及作用：项目开发年度计划制定后，各部门需指定本部门所需的材料总体需用计划，材料月度需用计划，材料周需用计划，材料总体计划主要作为项目材料供应总体依据和项目材料成本控制依据。月度需用计划主要作为大宗集中采购依据和月度材料供应控制依据；

5.4.4材料总体需用计划

5.4.4.1、项目年度开发总计划制定后，包括工程施工用的大宗材料和需求提前订货材料，分建工程、需采购的大型设备等。

5.4.4.2.总计划不具备条件时，可提分部计划（含招标考查制作到达现场时间）如下：（包括资质预审、考查、招投标、合同签订）

工程类：

A.基坑降水及护壁工程：15天

B.土方工程:12天

C.桩基础工程：15天

D.电梯工程：60天

E.防水工程：20天

F.装饰装潢工程：40天

G.楼梯栏杆及扶手（铁艺门）制安：30天

H.幕墙工程：60天

I.塑钢窗制安：60天

J.白钢门（旋转门）制安：20天

K.外墙涂料：30天

L.人防工程30天

M：消防工程：60天

N.通风空调工程：30天

O.弱电工程：45天

P.防火防盗门：20天

Q.屋面瓦：15天

R.电气水暖材料（电缆、电线、桥架、灯具、电箱、配电柜、开关、插座、电表、卫生器具、阀门、散热器、热风幕、空调、风机配套设施，特殊要求的给排水管材及设备、保温材料、水表、压力表，消防器材）20天工程类60天

营销类：

1、广告代理：20天

2、策划公司：20天

3、营销代理机构：30天

4、线上线下广电等宣传机构：10天

5、印刷、喷绘类10天

6、小型礼品3天

行政类

1、办公家具家私采购：15天（办公用）

2、大型办公用品用具：25天

3、低值易耗品：7天

5.4.4.3、出现以下情况，由采购部或采购员承担责任或负责追回损失：

5.4.4.3.1采购材料与计划不符；

5.4.4.3.2因采购部或采购员原因导致采购材料不合格；

5.4.4.3.3因采购部或采购员原因造成采购不及时，致使停工的。

5.4.4.3.4采购部或采购员不根据计划采购，造成积压和变质的；

5.4.4.3.5因采购部组织原因造成分包分建单位未及时进场，致使耽误项目总体工期的，经核查属实的。

5.4.4.3.6、出现以下情形之一，由业务部门承担责任或追回损失：

5.4.4.3.6.1计划提报不及时造成材料进场不及时或分建单位进场不及时而影响工程进度的；

5.4.4.3.6.2计划不符合实际，大量材料积压货变质造成损失的；

5.4.4.3.6.3已签收的材料，出现数量、品种不符合等问题（质量问题，按合同约定办理）；

5.4.4.3.6.4本应一次性进入现场，因计划不准造成多次采购的。

5.4.4.3.6.5责任承担标准由依据已发生的事实进行调查，并提出界定意见，报董事长批准后实施

5.5供应商管理制度

5.5.1目的：

为了加强公司供方管理，培育和发展公司供方资源，提高公司组织社会资源的能力，特制本制度。

5.5.2、适用范围

5.5.2.1适用于公司项目以招标、议标、比价等方式选择供应商的考察评估；

5.5.2.2适用于公司项目各类施工分包分建分包商的考察评估。

5.5.3、管理部门及职责：采购部关于供应商管理的职责：负责组织对新供货商进行考察，对其信誉，产品质量、进行综合评价。负责建立公司合格供应商档案。建立供应商管理体系并进行管理对供应商的履约情况进行记录和分级、评价。

5.5.4、供应商信息的收集

5.5.4.1采购部根据公司各部门提报的物资设备采购等方面的需求，对市场供应信息收集，保证满足工程所需的物资都有充足的供应渠道；

5.5.4.2供应商信息可以来源于使用部门、设计等相关方，也可以来源于竞争对手和兄弟单位，公司内部员工均可以提供和介绍供应商信息；

5.5.4.3公司可以通过各种媒体和信息渠道发布需求信息公开招募供应商；

5.5.4.4采购部应通过各种渠道，建立供方信息，保证公司实时掌握市场供求信息和市场行情。

5.5.5、供应商考察

5.5.5.1供应工程质量影响较大的物资以及有环保要求、劳动安全防护用品、易燃易爆品等物资，或者大批量采购需求的物资的供方必须经考察，报公司分管领导批准后进行考察。考察工作由采购部、成本部、使用相关部门人员参与；

5.5.5.2接受考察供应商根据需要提供如下资料：

——企业营业执照副本（复印件、加章公章）；

——法定代表授权委托书（原件、加章公章）；

——税务登记证副本（复印件、加章公章)；

——生产许可证/专业资质证书（复印件、加章公章)；

——质量、安全证明资料及市级以上质量检测机构出具的《检测产品检测证书》(复印件、加章公章)；

——近两年企业的业绩实力及信誉的相关材料(复印件、加章公章)；

——质量、环境/职业安全卫生方面管理资料(复印件、加章公章)。

5.5.5.3对供应商进行实地考察的内容包括：

——生产(经营)规模及融资能力；

——生产过程和工序的检测方法；

——对产品的检测能力；

——样品检测是否符合国家标准；

——仓贮运输能力及方法等；

——考察人员应对供应商提供的相关资料和证明的有效性进行严格审核。

5.5.5.4采购部应与实力雄厚的供应商建立合作关系，择优选择供应商。经考察确认的供应商，由采购部考察人员填写《供应商考察报告》，采购部经理审核，考察结果经采购部分管副总审批准纳入公司合格供应商名册；

5.5.5.5经公司考核合格的公司按月由采购部汇总，采购部汇总更新合格供应商名册，及时下发公司使用部门；

5.5.5.6每供应同类物资的合格供应商名单应保持三家以上，采购部应及时补充合格的供应商，补充信息及时下发公司使用部门；

5.5.5.7供应商考察报告、合格供应商名册保存期限为三年，由采购部汇编归档保存。

5.6、供应商的评价及考核

5.6.1采购部每年年终对合格供应商名册中的供应商进行考核评估，考核依据主要为各项目的月度评估信息，评估的主要内容主要包括物资合同的履约情况、采购数量、采购金额、现场有关环境与职业健康安全管理情况，我方与供应商的沟通程度、供应商持续改进情况等。

5.6.2供应商考核评分、分级

5.6.2.1供应商评级分为五个等级，

考评平均得分为90分以上（含90分）为A级、

考评平均得分为80分以上（含80分）为B级、、

考评平均得分为70分以上（含70分）为C级

考评平均得分为60分以上（含60分）为D级

考评平均得分为60分以下（不含60分）为E级.

5.6.3等级处理

5.6.3.1.A级供应商为战略合作供应商。双方可之前战略合作合同，项目，价格，付款各方面优先考虑；

5.6.3.2.B级供应商为优秀供应商。予以合作优先考虑，付款及价格优惠考虑；

5.6.3.3.C级供应商为良好供应商。予以合作优先考虑；

5.6.3.4.D级供应商为合格供应商。根据其营业范围，在价格及质量较好的前提下可考虑合作；

5.6.3.5.E级供应商为不合格供应商，予以淘汰，从公司合格上名单删除。

5.6.4供应商评分要求。

5.6.4.1合作两年以上的供应商可参加优秀及战略供应商的评比。

5.6.4.2合作一年以上两年以下的供应商可参加合格及良好供应商的评比。

5.6.5考评办法

5.6.5.1考核项目及分数，总共分，其中：

5.6.5.1.1.价格：30分；

5.6.5.1.2.供货质量：30分；

5.6.5.1.3.供货及时性（能力）20分；

5.6.5.1.4.服务：15分；

5.6.5.1.5.其他5分。

5.6.6评分办法

5.6.6.价格考评，由采购部依据供应商的价格水准评分，标准如下：

5.6.6.1.价格公平合理，报价积极迅速得13-15分。

5.6.6.2.价格尚属公平，报价缓慢得10-12分。

5.6.6.3.价格稍微高，报价迅速积极得7-9分。

5.6.6.4.价格稍微高，报价缓慢积极得6-8分。

综合得分=∑历次报价得分÷N报价次数

5.6.7供货质量考评：由项目部根据进场验收单材料批次的合格率评分，最后由材料可汇总，求得平均合格率。

5.6.7.1.计算：进料批次合格率=检验合格数量/交货批数*%

5.6.7.2.评分：40分*进场批次合格率

5.6.8供货及时性考评，由项目部根据进场材料批次的供货及时性评分，最后由材料可汇总，求得平均及时率，标准如下：

5.6.8.1.计算：材料供应及时完成率=材料按时供应量/材料供应计划需求量*%

5.6.8.2评分：20分*材料进场及时完成率（平均）

5.6.9服务评价：由项目部（60%权重）和材料设备部（40%权重），评分标准如下：

5.6.9.1.抱怨或要求处理评分：

5.6.9.1.1诚意改善10分；

5.6.9.1.2尚能诚意改善8分；

5.6.9.1.3改善诚意不足5分；

5.6.9.1.4置之不理0分。

5.6.9.2.退换货行动评分：

5.6.9.2.1按期5分；

5.6.9.2.2偶尔拖延4分；

5.6.9.2.3经常拖延2分；

5.6.9.2.4置之不理0分。

综合得分=项目评分*60%+材料设备部*40%

5.6.9.3其他方面评分：由采购部经理（40%权重），采购员（20%权重），财务会计（20%权重），出纳（20%权重）评分，评分标准如下

5.6.9.3.1.非常配合各部门工作5分。

5.6.9.3.2.基本配合各部门工作3分，

5.6.9.3.3.偶尔不配合各部门工作2分

5.6.9.3.4.经常不配合各部门工作0分.

综合得分=材料设备部经理评分*40%+采购员评分*20%权重+财务会计评分*20%+出纳评分*20%

5.6.7、供应商评级后续管理

5.6.7.1.评为C级的供应商，采购部等部门要提请供应商改善不足。

5.6.7.2.评为D级的供应商，采购部等部门要予以必要的跟踪辅导。

5.6.7.3.评为E级的供应商（未列入黑名单供应商）,如欲再向本公司供货，按新供应商管理要求从新考察评估。

5.6.8、对在双方合作过程中信誉低下，违反合约或造成较大影响或诉讼公司的无良供应商，该单位及负责人经营的相关企业纳入黑名单，永远不得进入合格供应商名单。

5.6.9、在本年采购合作中，凡有一次违反按质、按量、按时供货，而不采取纠正措施的供应商，或在同一年度合作中出现两次违反按质、按量、按时供货规定的供应商，采购部在评估该供应商时，应评估为不合格供应商，取消该供应商的供应资格，一年之内采购部不得与该供应商合作，一年后如需合作的，采购部必须该供应商进行重新考察；

5.6.10、凡在专业报刊杂志上登载有违法乱纪行为，或在质量抽检中产品质量为不合格的供应商，材料设备部评估时即评为不合格供应商，取消供应资格，2年内不得与其合作，一年后如需合作的公司采购部必须该供应商进行重新考察，且供应商必须提供省级以上产品检测证明及其产品为合格的证明资料，采购部对其产品的质量做相应抽检。

5.6.11、采购部对合格供应商名册中的供应商进行不定期的环境与职业安全行为检查与监督，定期进行评估。对与公司重要环境与职业健康安全检查因素相关联或造成重大环境污染或职业安全事故、事件的供应商加大检查与跟踪力度，定期进行评估。对不符合要求的供应商提出整改意见，对因整改不符或拒绝整改而可能造成或已造成重大环境污染事故的供应商，给予相应的经济处罚，取消供应资格，评估为不合格供应商，一年之内不得与其合作，一年后如再需合作的，采购部必须重新考察，供应商必须提供重要环境与职业健康安全达标的资料；

5.6.12、凡连续两年未与其签订供应合同的供应商，取消供应资格，如需合作的，采购部必须重新考察。

5.6.13、经采购部评估合格的供应商，经公司分管领导批准，其名单及相关信息转入下一年度的合格供应商名册。

5.6.14、公司采购部要开发新的供应商，满足生产运作需要。

附件：招标采购管理工作流程

附件一、物资采购工作流程

附件二、招投标工作流程

三、材料验收工作流程

附件四、甲限材料、设备工作流程